Production and Maintenance Communication Book

1. Ini adalah satu buku serta dokumen yang amat penting dalam operasi kilang sawit.
2. Semasa operasi atau selepas tamat waktu proses FFB, penyelia akan meronda dan memeriksa keseluruhan stesen di dalam kilang.
3. Beliau akan mengumpulkan semua proses check sheet yang terdapat di setiap stesen dan merekodkan sebarang kerosakan yang perlu diambil perhatian oleh pihak maintenance keesokkan harinya.
4. Jika perlu, beliau akan mengarahkan operator untuk membuat persediaan ke atas mesin terbabit supaya masa yang diambil untuk membaikpulih tidak lama.
5. Antara persediaan yang boleh dilakukan termasuk membuka penutup conveyor, meletakkan papan amaran "Awas, Pembaikan sedang dijalankan", mencuci jika terdapat kotoran dan sebagainya yang perlu.
6. Buku tersebut akan disimpan di pondok pengawal, pintu masuk utama.
7. Keesokkannya, apabila foreman sampai ke kilang, perkara pertama yang akan dicari adalah buku tersebut.
8. Semua catitan kerosakkan akan diambil perhatian.
9. Mengikut keutamaan, sebarang kerosakan diatur untuk bahagikan mengikut kumpulan fitter.
10. Beliau akan memeriksa terlebih dahulu setiap kerosakan untuk mengelak sebarang salah faham.
11. Kumpulan maintenance akan dibahagikan kepada dua kumpulan iaitu kumpulan untuk preventive maintenance dan breakdown maintenance.
    
12. Walaupun terdapat kerosakan atau brekdown yang tidak dirancang, namun preventive maintenance yang dirancang tetap berjalan dengan lancar.
13. Semasa pembaikan sedang berjalan, penolong jurutera akan memeriksa buku berkenaan di workshop serta membuat analisis berhubung setiap kerosakan. Punca dan kaedah untuk mengelak sebarang breakdown akan dikaji.
14. Jika kerosakan memerlukan masa yang panjang untuk dibaiki, pembaikan sementara akan dilakukan.
15. Perancangan untuk membaikpulih sepenuhnya akan dimasukkan dalam perancangan bulanan.
16. Persediaan akan dilakukan seperti menentukan tarikh pembaikan, orang yang terlibat, material atau peralatan yang diperlukan, kaedah serta langkah - langkah keselamatan yang perlua sebelum, semasa dan selepas kerja - kerja dijalankan.
17. Buku tersebut akan ditandatangan oleh semua yang di atas apabila telah dibaca dan tindakan telah diambil.
18. Buku tersebut kemudian akan dihantar kepada pengurus sebelum pukul 11 pagi setiap hari. Sebarang tindakan yang telah dilakukan akan mendapat perhatian pengurus untuk tindakan lanjut.
19. Proses merekod buku terbabit akan dilakukan setiap hari.
20. Komunikasi antara Process Deparment dan Maintenance Team akan lebih efektif jika Supervisor dan Foreman adik beradik kembar.