Pagi itu, langit pejabat Kencana Oil & Gas masih kelabu, disimbah gerimis yang menitik perlahan di luar tingkap kaca besar. Namun di bilik mesyuarat tingkat lima, suasana sedang hangat dengan debaran – ini kali pertama Nadira dilantik sebagai ketua mesyuarat projek.
Tangannya sedikit menggigil saat dia menyiapkan fail, tetapi dia teringat pesan mentornya, Encik Kamal, yang selalu menekankan:
“Mesyuarat bukan sekadar duduk dan bercakap. Ia tentang fokus, keputusan dan tindakan.”
1. Agenda yang jelas
Sehari sebelum mesyuarat, Nadira sudah e-mel agenda ringkas:
✅ Status kemajuan projek
✅ Isu tertunggak & cadangan penyelesaian
✅ Perancangan 2 minggu seterusnya
Dia juga pastikan semua dapat membacanya. Kawan sepasukannya, Amir, mengangkat ibu jari tanda sudah terima. Semangat Nadira makin pulih.
2. Mula dan tamat tepat waktu
Pukul 9.00 pagi tepat, Nadira membuka mesyuarat. “Terima kasih kerana hadir tepat waktu. Kita akan tamat pada 10.00 pagi,” katanya.
Tiada ruang untuk mesyuarat ‘panjang tanpa arah’ seperti yang pernah dia alami dulu.
3. Hanya yang perlu hadir
Di mejanya, hanya ada enam orang: jurutera utama, wakil kewangan, dan dua eksekutif tapak. Tiada jemputan ‘saja-saja’ – hanya mereka yang benar-benar terlibat. Bilik jadi lebih sunyi, tetapi fokus.
4. Peranan jelas
Nadira sendiri bertindak sebagai fasilitator. Amir sebagai penulis minit, dan Shazwan menjadi penjaga masa.
“Kalau kita lebih 10 minit untuk satu topik, Shazwan akan ingatkan,” ujar Nadira. Semua mengangguk.
5. Kekal pada topik
Perbincangan berjalan lancar. Namun saat isu luar – tentang jamuan tahunan syarikat – mula dibangkitkan, Nadira cepat-cepat berkata,
“Kita masukkan dalam parking lot dulu. Kita bincang selepas mesyuarat rasmi.”
Semua kembali fokus.
6. Tamat dengan tindakan jelas
Di hujung mesyuarat, Nadira tutup buku catatannya. “Jadi Amir akan siapkan laporan status esok, Shazwan urus lawatan tapak minggu depan, dan saya akan semak bajet tambahan – semua sebelum hari Isnin.”
Tiada siapa yang kabur tentang siapa perlu buat apa.
7. Tindak susulan
Petangnya, Nadira menghantar e-mel ringkas: ringkasan keputusan, nama penanggung tugas, dan tarikh akhir. Tiada panjang berjela – cukup untuk semua ingat tanggungjawab masing-masing.
Epilog
Minggu berlalu, projek mereka capai kemajuan luar biasa – bukan kerana mesyuarat panjang, tetapi kerana mesyuarat yang berkesan.
Dan Nadira belajar satu perkara penting:
Kunci mesyuarat yang produktif bukan banyak bercakap, tetapi bagaimana kita memastikan kata menjadi tindakan.
Dengan senyum puas, dia menutup buku notanya.
Mesyuarat pertama sebagai ketua – berjaya, dan penuh pengajaran untuk hari esok.
No comments:
Post a Comment